~ INFORMASI TEKNOLOGI dan PERKEMBANGAN

“ Pengarahan dan Perkembangan Organisasi “

(Komunikasi)

1. Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa non verbal.

2. Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikandengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya) Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.

Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antarmanusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.

Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

§ Penginterpretasian.

§ Penyandian.

§ Pengiriman.

§ Perjalanan.

§ Penerimaan.

§ Penyandian balik.

§ Penginterpretasian.

Penginterprestasian

Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya,proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budikomunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.

Penyajian

Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusiaberfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.

Pengiriman

Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambangkomunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.

Perjalanan

Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesanditerima oleh komunikan.

Penerimaan

Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.

Penyandian Balik

Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).

Penginterpretasian

Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.

“ Proses komunikasi dapat dilihat dari beberapa perspektif :

· Perspektif psikologis.

· Perspektif mekanis.

Perspektif Psikologis

Perspektif ini merupakan tahapan komunikator pada proses encoding, kemudian hasil encoding ditransmisikan kepada komunikan sehingga terjadi komunikasi interpersonal.

Perspektif Mekanis

Perspektif ini merupakan tahapan disaat komunikator mentransfer pesan dengan bahasa verbal atau non verbal.

Komunikasi ini dibedakan :

1. Proses komunikasi primer.

2. Proses komunikasi sekunder.

3. Proses komunikasi linier.

4. Proses komunikasi sirkular.

Proses Komunikasi Primer

Proses komunikasi primer adalah penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan menggunakan lambang sebagai media.

Proses Komunikasi Sekunder

Merupakan penyampaian pesan dengan menggunakan alat setelah memakai lambang sebagaimedia pertama.

Proses Komunikasi Linier

Penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan sebagai titik terminal.

Proses Komunikasi Sirkular

Terjadinya feedback atau umpan balik dari komunikan ke komunikator.

Kesimpulan adanya proses komunikasi:

1. Komunikasi bersifat dinamis.

2. Tahapan proses komunikasi bermanfaat untuk analisis.

3. Proses komunikasi dapat terhenti setiap saat.

4. Pesan komunikasi tidak harus diterima.

3. Saluran Komunikasi dalam Organisasi

Saluran dan Media Komunikasi dalam Organisasi Menurut Dewi (2007, pp23-24) jika ditinjau dari sudut formalitas, saluran komunikasi dalam organisasi terdiri atas :

1. Saluran komunikasi formal Saluran formal merupakan saluran komunikasi resmi yang mengikuti rantai komando dalam struktur organisasi. Saluran itu pada umumnya bisa diketahui dari struktur organisasi suatu peusahaan.

2. Saluran komunikasi informal Bagan informasi menunjukkan bagaimana seharusnya informasi mengalir dalam organisasi atau peusahaan. Namun pada kenyataanya, sebagian besar organisasi juga memiliki saluran komunikasi informal di samping komunikasi formal. Komunikasi informal mengabaikan hierarki organisasi. Komunikasi informal itu sering disebut desas-desus, rumor, atau selentingan. Kemudian menurut Masmuh (2010, pp23-35) saluran dan media komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut :

a. Saluran dan media komunikasi tertulis

Berdasarkan arah aliran informasinya, saluran dan media komunikasi tertulis dapat digolongkan menjadi tiga, yaitu: saluran dan media komunikasi ke bawah tertulis, ke atas tertulis dan ke samping tertulis.

b. Saluran dan media komunikasi ke bawah tertulis

seperti deskripsi jabatan dan pedoman prosedur kerja, buku pedoman (handbook), majalah dan bulentin perusahaan, memo dan instruksi tertulis, papan pengumuman dan dibutuhkan. Kerugian komunikasi dua arah adalah lambat, memakan banyak waktu, dan ada kemungkinan kuranng efisien karena dapat memberikan kepuasan yang berlebihan kepada penerima pesan yang mempunyai kesempatan untuk memahami pesan yang dikirimkan sepenuhnya.

4. Peranan Komunikasi Informal

a. Peranan wiraswasta

Seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa untuk mengembangkan sebuah proyek yang di awasinya sendiri atau didelegasikannya kepada bawahannya.

b. Peranan pengendali gangguan

Dalam peranannya sebagai pengendali gangguan, seorang manajer dengan sendirinya menanggapi setiap tekanan yang menimpa dirinya. Dalam hal ini, berarti perubahan yang terjadi adalah diluar pengawasannya. Ia harus bertindak karena tekanan-tekanan situasi tidak bisa dibiarkan berlarut-larut, pekerja mogok, para pelanggan menghilang dan pindah keperusahaan lain, para pemasok menarik diri. Timbulnya gangguan bukan saja karena si manajer kurang tanggap terhadap situasi, tapi juga karena tidak bisa membayangkan konsekuensi-konsekuensi yang timbul karena kegiatan-kegiatan yang dilakukannya.

c. Peranan penentu sumber

Seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan. Manajer juga mempunyai kewenangan mengenai pengambilan keputusan penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya berjalan melalui pemikiran tunggal.

d. Peranan perunding

Manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai hal-hal yang resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi, melainkan juga tentang hal-hal yang tidak resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekaryaan. Bagi manajer, perundingan merupakan gaya hidup karena hanya ialah yang mempunyai wewenang untuk menanggapi sumber-sumber organisasional pada waktu yang tepat, dan hanya ialah yang merupakan pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan bagi perundingan yang penting.

5. Hambatan-hambatan Komunikasi Efektif

Dalam melakukan komunikasi tidak selamanya berjalan mulus, sehingga dapat menimbulkan salah komunikasi. Terdapat beberapa hambatan komunikasi yang efektif, diantaranya :

1) Perbedaan Bahasa dan Persepsi

Persepsi adalah intrepetasi seseorang atau respons atas apa yang terjadi dalam lingkungan sekitarnya yang ditangkap oleh indra sensori. Bila dua orang mengalami peristiwa yang sama, bayangan mental mereka mengenai peristiwa itu tidak akan sama benar. Oleh karena persepsi bersifat unik, gagasan yang ingin disampaikan bisa diterima secara berbeda dengan orang lain.

Persepsi seseorang dipengaruhi oleh beberapa hal, antara lain ; kondisi penerima itu sendiri, seperti latar belakang, minat, kepentingan objek yang dilihat, seperti ukuran, warna, dan situasi saat itu.

Dilain pihak, bahasa adalah kode bebas yang pengertiannya tergantung pada definisi bersama (bangsa, suku, ras, atau kelompok masyarakat tertentu). Akan tetapi ada keterbatasan mengenai seberapa jauh dua orang dapat mempunyai pengertian yang sama mengenai suatu kata, sehingga kedang-kadang dapat menimbulkan intrepetasi yang berbeda terhadap kata-kata tersebut.

2) Lingkungan yang terbatas (faktor budaya)

Lingkungan yang terbatas ini berkaitan dengan adanya perbedaan dalam hal budaya. Berkomunikasi dengan seseorang dari Negara lain merupakan contoh paling ekstrim mengenai betapa latar belakang dan budaya yang berbeda dapat menghalangi komunikasi. Sebenarnya, hal ini merupakan merupakan hambatan komunikasi yang paling sulit untuk diatasi terutama apabila penerima juga mempunyai umur, pendidikan, status sosial, posisi ekonomi, agama atau pengalaman hidup yang jauh berbeda.

3) Hambatan dari Penerima

Hambatan (distraction) disini lebih kepada hambatan dari penerimaan. Ada beberapa hambatan yang terjadi pada si penerima pesan sehingga komunikasi tersebut tidak berjalan dengan lancar. Hambatan ini lebih bersifat fisik, seperti hubungan buruk, tata suara yang jelek, tulisan yang tidak dapat dibaca, dll. Walaupun gangguan jenis ini tampaknya kecil, hal ini dapat menghambat pesan yang sebenarnya mungkin saja efektif. Bentuk hambatan lain adalah penerimaan informasi secara selektif oleh penerima. Penerima menyaring informasi berdasarkan minat dan kepentingannya, dan mengabaikan informasi yang lain, sehingga tidak sesuai dengan yang dimaksud pengirim.

4) Salah mengarahkan

Terkadang ketika kita ingin menyampaikan pesan atau meneruskan pesan kepada orang lain, terjadi kesalahan dalam menyingkat atau menafsirkan informasi yang kita terima. Sehingga informasi yang diteruskan hanya setengah atau tidak jelas. Hal ini dapat membuat si penerima justru tidak melakukan tindakan yang sebenarnya diminta oleh si pengirim pesan.

5) Kelebihan informasi

Karena semakin berkembangnya teknologi, mengirim pesan menjadi suatu hal yang mudah. Sehingga seorang penerima pesan bisa menerima puluhan bahkan ratusan informasi dan pesan dalam sehari, baik itu dalam bentuk e-mail, voice mail, dll. Hal ini dapat menyebabkan si penerima pesan kebanjiran pesan, akibatnya ia dapat mengabaikan berita yang menurutnya tidak penting, padahal sebenarnya mungkin saja penting, sehingga menunda menanggapinya atau menjawab tetapi tidak lengkap dan tidak akurat.

6. Peningkatan Efektifitas Komunikasi

1) Kebutuhan akan Komunikasi yang Efektif

Untuk mencapai yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu ke sadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik. Dijamin modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal. Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal inipara manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektiftas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

2) Komunikator yang lebih Efektif

Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalaam bentuk penulisan maupun penyiaran berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengmutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita. Salah satu alat yang digunakan adalah active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasr peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.