Manajemen Umum 
(Koordinasi)

 

BAB 1

Pengertian Koordinasi

Koordinasi (coordination) adalah proses pengitegrasian tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan pada sutuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Pengertian koordinasi penurut para ahli yaitu ;

G.R Terry      : Koordinasi adalah suatu usaha yang sikron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yng telah ditentukan

E.F.L Brech   : Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan tersebut dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

M.c Farland   : Koordinasi adalah suatu proses dimana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindkan did lam mencapai tujuan bersama.

Dr. Awaluddin Djamin M.P.A           : Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sehingga terdapat saling mengisi, membantu dan melengkapi.

Drs. H Malayu S.P Hasibuan           : Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan oganisasi.

Handoko                                            : Koordinasi adalah proses pengitegrasian tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Kebutuhan akan koordinasi

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:

a.      Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)

Dalam melaksanakan pekerjaan harian tidak saling tergantung saling tergantung hanya pada hasil akhir yang memuaskan.

b.      Saling ketergantungan berurutan (sequential interdepence)

Suatu satuan organisasi harus melaksanakan tugas terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

c.       Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependece)

 Hubungan yang saling memberi dan menerima.

BAB 2

Masalah-masalah pendapain koordinasi yang efektif

*Peningkatan spesialisasiakan menaikkan kebutuhan akan koordinasi.Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan –satuan yang berbeda. PaulR.LawrencedanJayW.Lorch(Handoko,2003:197)  mengungkapkan 4(empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:

b    *Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan- pandanga nmereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

*Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3    *Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

4     *Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Pentingnya koordinasi dalam manajeman yaitu ;

1. Mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan.
2. Agar pekerja dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Dapat memanfaatkan sarana dan prasarana dalam pencapaian tujuan.
4. Agar semua unsur manajemen dan pekerjaan masing-masing individu karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi.
5. Agar semua tugas, kegiatan dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.

BAB 3

Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif . Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.

Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif :

a*   Tekhnik-tekhnik manajemen dasar yaitu Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-  prosedur. 

b*   Meningkatkan koordinasai potensial yaitu Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

c*    Mengurangi kebutuhan akan koordinasi yaitu Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

      Tujuhan Koordinasi sebagai berikut ;

1. Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran
2. Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan
3. Menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan
4. Menghindari keterampilan overlanding Dari sasaran perusahaan
5. Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan
6. Mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan unsur manajemen ke arah sasaran organisasi atau perusahaan

BAB 4 

Mekanisme – Mekanisme Pengkoordinasian Dasar

Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan yaitu :

a*   Hirarki manajerial

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

b*   Aturan dan prosedur

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

c*    Rencana dan penetapan tujuan

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

Cara-cara mengadakan koordinasi manajemen, yaitu ;

1. Memberi keterangan langsung
2. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota tidak menurut maasing-masing individu anggota dengan tujuan sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama
3. Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran, dsb
4. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran
5. Membina human relations yang baik antara sesame karyawan
6. Manager harus sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan

BAB 5

Meningkatkan Koordiansi Potensial

* Sistem informasi vertical yaitu data disalurkan melalui tingkatan manajemen, komunikasi dapat terjadi    didalam atau diluar rantai perintah

 * Hubungan-hubungan lateral (system informasi horizontal) melalui pemotongan rantai perintah dimana informasi dapat dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana infomasi tersebut diperlukan.

Beberapa macam hubungan lateral :   

* Kontak langsung antar  individu

* Peranan hubungan yang menangani komunikasi antar depatemen sehingga mengurangi panjangnya    saluran komunikasi.

*  Panitia yang diorganisasikan secara formal dengan pertemuan yang terjadwal dan satuan tugas yang dibentuk untuk menangani masalah khusus

*  Pengintegrasian peranan bila suatu hal memerlukan tingkat koordinasi tinggi dan perhatian terus menerus dari seseorang.

*  Peranan penghubung manajerial yang mempunyai kekuasan untuk menyetujui perumusan anggaran oleh satuan–satuan yang diintegrasikan dan diimplementasikan

*   organisasi matriks

BAB 6

Pengurangan Kebutuhan akan koordinasi

1.               Penciptaan sumber daya tambahan  (penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu kerja, tugas diperingan) yang dapat memberikan kelonggaran bagi satuan kerja sehingga masalah yang timbul berkurang.

2.               Penciptaan tugas yang dapat berdiri sendiri mengurangi kebutuhan akan koordiasi dengan merubah karakter satuan-satuan organisasi.

           Masalah dalam koordinasi :

     a)      Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu

     b)      Perbedaan dalam orientasi waktu

     c)      Perbedaan dalam orientasi antar waktu

     d)     Perbedaan dalam formalitas struktur

DAFTAR PUSTAKA  

  ü    http://www.academia.edu/9323279/koordinasi_rendang_dan_wewenang_manajemen     http://stevianus.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/40117/Pertemuan+8-9.p  df    

ühttp://www.google.com/urlsa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0CB0QFjAA&url=http%3A%2F%2Fendang_setya.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F35890%2FPK_KOORDINASI%2BDAN%2BRENTANG%2BMANAJEMEN.doc&ei=22qbVIfyM9WfugSFpoHoCQ&usg=AFQjCNEeOmZXN-6uspBOm9-o3VfbBwGWmA&bvm=bv.82001339,d.c2E

* http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=50974